Ufficio Protocollo e Archivio
Il servizio di protocollo e archivio costituisce un'unica unitą operativa con lo
Sportello Unico per il Cittadino, denominata "Sportello Unico per il Cittadino - Protocollo - Archivio".
Il servizio si occupa della gestione dei flussi documentali e della conservazione della documentazione prodotta dal Comune di Orbassano.
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Archivio
L'Archivio cura la conservazione dei documenti prodotti e ricevuti dal Comune di Orbassano nel corso della sua vita dalla metą del Quattrocento ad oggi.
Offre assistenza agli uffici per la gestione dei loro archivi correnti e gestisce le procedure di scarto.
La consistenza del materiale documentario conservato č di circa 860 metri lineari, suddiviso in faldoni, registri, volumi, mappe e disegni.
Documenti
» Regolamento per la gestione dell'archivio comunale [pdf | 470KB]
» Richiesta per ricerca d'archivio - Pratiche urbanistiche [pdf | 104KB]
Archivio storico
Per "archivio storico" si intende la sezione di archivio costituita dalle pratiche concluse da oltre quaranta anni (Codice dei beni culturali e del paesaggio, D. Lgs. 42/2004 art. 30).
L'archivio storico del Comune di Orbassano copre un arco cronologico dal 1448 al 1956 ed č costituito da circa 80 metri lineari (876 unitą di conservazione e archivistiche: faldoni, registri, volumi, carte, mappe).
Č stato riordinato, inventariato e condizionato (ossia fisicamente riposto in contenitori - camicie e faldoni - appropriati alla conservazione) nel 1997 dalle archiviste Anna Borgi, Valeria Calabrese e Paola Collareta, per la cooperativa Akribeia.
L'archivio č costituito dal fondo dei documenti prodotti e ricevuti dal Comune e dai fondi di enti diversi attivi nel territorio comunale.
- Comune di Orbassano, 1448-1956, unitą 578
- Ufficio di conciliazione di Orbassano, 1866-1995, unitą 35
- Congregazione di caritą di Orbassano, 1719-1937, unitą 39
- Ente comunale di assistenza (ECA) di Orbassano, 1937-1979, unitą 18
- Consorzio della bealera di Orbassano, 1507-1996, unitą 191
- Consorzio per la ricostruzione della diga di Alpignano di Orbassano, 1930-1957, unitą 1
- Consorzio stradale Orbassano-Bruino di Orbassano, 1783-1886, unitą 3
- Consorzio stradale Torino-Orbassano-Piossasco di Orbassano, 1870-1899, unitą 1
- Consorzio stradale del Palmero di Orbassano, 1937-1947, unitą 1
- Castellania di Rivalta (conte Orsini), 1374-1836, unitą 1
- documenti del territorio di Gonzole (1716-1801), unitą 7
L'unico strumento di corredo attualmente presente č l'inventario dattiloscritto.
Documenti
» Inventario Archivio Storico 1997 [pdf | 678 KB]
Informazioni
Per la consultazione dell'archivio storico del Comune occorre fissare un appuntamento, contattando l'archivista Francesca Ortolano, tel. 011 9036252, email:
protocollo@comune.orbassano.to.it.
Archivio di deposito
Per archivio di deposito si intende la parte di documentazione relativa a procedimenti amministrativi conclusi, ma non ancora destinata alla conservazione permanente e alla consultazione pubblica.
Anche l'archivio di deposito č considerato dalla legge bene culturale e come tale deve essere preservato e ordinato (art. 10 D. Lgs 42/2004).
L'archivio di deposito del Comune di Orbassano comprende tutta la documentazione prodotta dal Comune dalla metą degli anni Cinquanta del Novecento ai primi anni Duemila, per un totale di circa 780 metri lineari.
L'archivio č organizzato secondo un titolario di classificazione basato su quello proposto dalla circolare del Ministero dell'Interno del 1 marzo 1897 n. 17100/2, detta circolare Astengo, che divide i documenti in 15 categorie a loro volta suddivise in classi.
Il titolario č stato aggiornato nel 2002.
L'archivio di deposito č dotato di due strumenti di corredo: un repertorio dattiloscritto per gli anni 1952-1997 e un repertorio manoscritto per gli anni successivi, in continuo aggiornamento.
Informazioni
Per la consultazione dell'archivio storico del Comune occorre fissare un appuntamento, contattando l'archivista Francesca Ortolano, tel. 011 9036252, email:
protocollo@comune.orbassano.to.it.
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Protocollo
Il protocollo gestisce la documentazione in entrata nel Comune di Orbassano (apertura, registrazione, smistamento).
Il registro di protocollo č finalizzato all'identificazione univoca e certa dei documenti ricevuti e spediti dal Comune ed č elemento probante che conferisce ai documenti il carattere dell'autenticitą.
La registrazione contribuisce ad assicurare cittadini, imprese e amministrazioni pubbliche dal punto di vista della certezza del diritto e della trasparenza dell'azione amministrativa.
Contestualmente alla registrazione di protocollo, la classificazione dei documenti permette di collegare ogni documento al fascicolo cui deve essere assegnato facendo emergere il legame, il vincolo tra i documenti e l'archivio nel suo complesso.
Per la consegna della posta a mano da parte dei cittadini al Comune č necessario recarsi allo
Sportello Unico per il Cittadino.
L'ufficio protocollo cura:
- l'apertura e lo smistamento della posta (in formato analogico o digitale)
- la gestione della casella di PEC
- la protocollazione informatica dei documenti in entrata
- la classificazione dei documenti
- l'assegnazione dei documenti agli uffici competenti
- l'attivazione del sistema di protocollazione di emergenza a seguito di interruzione forzata del sistema di protocollazione primario, con successiva riattivazione
- il supporto scientifico e tecnico alla protocollazione della documentazione in partenza, gestita in maniera decentrata dai singoli uffici
Come stabilito dal DPR 445 del 28 dicembre 2000, il Comune di Orbassano ha provveduto a accreditarsi presso l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni e delle AOO (Aree organizzative omogenee), identificando un'unica AOO ai fini della gestione dei documenti e ha istituito un "Servizio archivistico" (per la tenuta del protocollo informatico, della gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi).
Con deliberazione della Giunta Comunale n. 80 del 04 maggio 2005 č stato deliberato il Manuale di Gestione dei documenti, lo strumento che guida l'azione del Servizio archivistico (DPCM 31 ottobre 2000).
In allegato al Manuale sono stati approvati:
- all. 1. Caratteristiche dell'infrastruttura tecnologica e applicativa;
- all. 2. Struttura del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;
- all. 3. Caratteristiche delle Unitą organizzative responsabili (UOR);
- all. 4. Struttura e compiti del Servizio gestione e progettazione sistema informativo (SGPSI);
- all. 5. Strumenti archivistici;
- all. 6. Piano per la sicurezza informatica;
- all. 7. Titolario di classificazione.
L'Ufficio č preposto anche alla gestione della posta in partenza dagli uffici comunali: raccolta, affrancatura e spedizione (con controllo del servizio pick-up).
Contatti
Mirella Mamone, tel. 011 9036 372, fax 011 9013337, email:
protocollo@comune.orbassano.to.it.
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Link utili
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